Thư ký được coi là trợ thủ đắc lực của các nhà quản lý

Ngày đăng: 19/09/2017

Thư ký sắp xếp thời gian, thông tin và tài liệu cho một hoặc một nhóm quản trị viên cấp cao nhất định. Phạm vi trách nhiệm của người thư ký có thể thay đổi theo độ tuổi, kinh nghiệm và yêu cầu của người tuyển dụng.


Đặc trưng của ngành

Thư ký là một trong những sợi dây liên lạc và truyền đạt chỉ đạo của giám đốc tới các phòng ban khác. Họ thường xuyên dành thời gian tháp tùng sếp đi gặp gỡ các đối tác, hội thảo… Thư ký hiện nay đang là một vị trí được tuyển dụng khá nhiều, thậm chí nhiều công ty còn trang bị cho mình cả một ban thư ký để giúp đỡ đảm đương khối công việc lớn. Ngày nay, máy tính và các phần mềm văn phòng tiện dụng giúp ích nhiều cho công việc của thư ký.

Hệ thống kiến thức đào tạo

- Trang bị cho người học Kiến thức về nghiệp vụ thư ký (lập kế hoạch công tác, thu thập và xử lý thông tin, tổ chức hội nghị, hội thảo, tổ chức các chuyến công tác, tiếp đón khách…) ;

- Kiến thức về soạn thảo văn bản và nghiệp vụ văn thư – lưu trữ (Tổ chức thu thập, quản lý văn bản đi – đến, tổ chức lập hồ sơ, xác định gía trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu lưu trữ);

- Các kiến thức cơ bản về luật pháp, về tâm lý, về giao tiếp về thu thập và xử lý thông tin, về PR và truyền thông, về soạn thảo và xử lý văn bản, về những kiến thức và kỹ năng quản trị và những kỹ năng hỗ trợ khác.

-  Kĩ năng sử dụng các loại phương tiện máy móc, thiết bị kỹ thuật của văn phòng,

-  Kiế thức về Internet, Email, tin học quản lý.

Công việc chính của thư ký:

- Tốc ký và soạn thảo văn bản, thư từ, báo cáo, thông tin liên quan.

- Thực hiện và trả lời các cuộc điện thoại, sắp lịch hẹn.

- Tiếp khách hàng khi cần thiết.

- Xử lý thư từ chuyển đi và chuyển đến

- Chuẩn bị tài liệu và thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo

- Lên chương trình và thời gian cho các cuộc họp, các hoạt động xã hội khác.

- Lưu trữ hồ sơ, tài liệu.

- Tham dự và viết biên bản cho các cuộc họp v.v…

  - Giao tiếp và xử lý các tình huống trong lĩnh vực hành chính, văn phòng,

Phảm chất và kỹ năng cần thiết:

- Kỹ năng giao tiếp tốt, duyên dáng, khéo léo.

- Trình độ ngoại ngữ tốt

- Trung thực, chân thành, có khả năng bảo mật thông tin.

- Biết cách chăm lo cho vẻ ngoài của mình.

- Kỹ năng tổ chức tốt.

- Khả năng chịu áp lực công việc cao,

- Khả năng ngôn ngữ tốt ở cả nói và viết, giỏi ngoại ngữ và tin học văn phòng.

- Tinh thần trách nhiệm cao.

Điều kiện công việc và cơ hội nghề nghiệp:

Theo thống kê sơ bộ, hiện nay ở Việt Nam, số sinh viên được đào tạo để có đủ chuyên môn, nghiệp vụ và có kỹ năng làm công việc này là chưa nhiều . Trong khi đó, văn phòng của hàng ngàn cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, tổ chức phi chính phủ, đặc biệt là có khoảng trên 500 nghìn doanh nghiệp đang hoạt động và thường xuyên có nhu cầu tuyển dụng nhân lực về công tác quản trị và thư ký văn phòng. Như vậy có thể nói, nhu cầu và cơ hội việc làm của ngành học này đã và sẽ tiếp tục tăng cao trong thời gian tới. 

Người học có thể đảm nhận các vị trí công tác:

- Trợ lý, thư ký giám đốc,

- Quản trị hành chính, thư ký văn phòng; văn thư,

- Tổ chức sự kiện: hội nghị, hội thảo;

- Chuyên viên quan hệ quốc tế và đối ngoại;

- Tại các cơ quan nhà nước, tổ chức đoàn thể: Chuyên viên hành chính – văn thư, Chuyên viên văn phòng, Chuyên viên quản lý và tổ chức sự kiện ở các công ty, doanh nghiệp và cơ quan nhà nước.

KKT

Các tin khác